محمدامین غلامی، کارشناس ارشد اسناد و املاک، عضو کانون وکلای دادگستری فارس: خانم کمالی پنجاه و دوساله بود و یک آپارتمان داشت. ملک را از پدرش به ارث برده بود؛ همان خانه‌ای که سال‌ها با اجاره‌اش خرج زندگی‌اش را می‌گذراند. مستأجر، آقای رضایی، دو سال قرارداد داشت. قرارداد که تمام شد، خانم کمالی با خوشحالی گفت: «ان‌شاءالله که راضی بودی. اگر بخواهی، می‌توانی تمدید کنی.»
آقای رضایی سرش را پایین انداخت و گفت: «خانم، جای دیگری پیدا نکردم. چند ماهی بیشتر تحمل کنید.»
خانم کمالی قبول کرد. سه ماه گذشت. شش ماه گذشت. اجاره را هم دیر می‌داد. یک روز که دیگر طاقتش تمام شد، گفت: «آقای رضایی، من خودم به پول نیاز دارم. باید تخلیه کنید.»
مستأجر جواب داد: «من هم آدمم. شما برو دادگاه. هر حکمی دادند، من می‌روم.»
خانم کمالی فکر می‌کرد کار ساده‌ای است: یعنی می‌رود دادگاه، می‌گوید من مالک هستم، مستأجر هم می‌گوید قبول دارم، و تمام. اما نمی‌دانست که دادگاه، پیش از هر چیز ، یک دروازه بزرگ دارد به نام «تشریفات».
ولی افتاد مشکل‌ها
اول به دفتر مشاور املاک رفت. مشاور گفت: «برو دادگاه صلح. دادخواست تخلیه بده.»
خانم کمالی به دادگاه رفت. کارمند دادگاه پرسید: «سند مالکیت داری؟»
گفت: «بله، ولی به نام پدر مرحومم است.»
کارمند دادگاه گفت: «پس گواهی انحصار وراثت لازم است. امضای همه ورثه هم باید باشد.»
خانم کمالی گیج شد. برادرش سال‌ها پیش به خارج رفته بود. خواهرش هم می‌گفت: «من کاری ندارم، تو برو.»
اما دادگاه می‌گفت همه باید رضایت بدهند. ماه‌ها طول کشید تا گواهی انحصار وراثت بگیرد و امضای برادرش را از خارج کشور بفرستد.
خان سامانه‌ها
دوباره پیش کارمند دادگاه برگشت. کارمند گفت: «قرارداد اجاره‌ات کد رهگیری سامانه خودنویس دارد؟»
خانم کمالی گفت: «ما قرارداد دستی نوشتیم. مشاور املاک نوشت و امضا کردیم.»
کارمند سرش را تکان داد: «بدون کد رهگیری، سامانه اجازه ثبت نمی‌دهد. باید اول در سامانه خودنویس ثبت کنید.»
خانم کمالی گفت: «مگر قرارداد دستی اعتبار ندارد؟»
کارمند گفت: «اعتبار دارد، اما برای دادگاه و سامانه، باید تشریفاتش رعایت شود.»
خانم کمالی با کمک دخترش وارد سامانه شد، اما هر بار خطایی می‌داد. یک بار می‌گفت «اطلاعات ملک با سند مطابقت ندارد.» یک بار می‌گفت «کد پستی اشتباه است.» یک بار می‌گفت «مالکیت باید به نام خواهان باشد.» او می‌ماند و پوشه‌ای که هر روز سنگین‌تر می‌شد.
خواسته معین و منجز
بالاخره با کمک یک آشنا، دادخواستی نوشت. رفت دادگاه. دفتر دادگاه گفت: «خواسته را دقیق بنویس. «تخلیه ملک» کافی نیست. باید بنویسی: «تخلیه و تحویل عین مستأجره به پلاک ثبتی فلان، با رعایت جمیع جهات قانونی، و مطالبه اجور معوقه از تاریخ فلان.»
خانم کمالی گفت: «من فقط می‌خواهم خانه‌ام را پس بگیرم.»
کارمند گفت: «همین را باید دقیق بنویسی. خواسته باید معین و منجز باشد. وگرنه پرونده نقص می‌خورد و پذیرفته نمی‌شود.»
خانم کمالی دوباره نوشت. این بار گفتند: «صلاحیت محلی. ملک در شهرستان است. باید در دادگاه همان شهرستان دادخواست بدهی. دادگاه محل سکونت تو صلاحیت ندارد.»
خانم کمالی در گراش زندگی می‌کرد. ملک در شیراز بود. باید سفر می‌کرد، وکیل می‌گرفت، هزینه می‌داد. بچه‌هایش می‌گفتند: «مادر، بی‌خیال شو. بگذار بماند.» اما او می‌گفت: «این خانه مال من است. چطور بی‌خیال شوم؟»
اثبات مالکیت آسان نیست
بعد از چند ماه، پرونده در شهرستان به جریان افتاد. قاضی پرونده را خواند و گفت: «خانم، شما رابطه استیجاری با آقای رضایی را چطور اثبات می‌کنید؟»
خانم کمالی گفت: «قرارداد دارم. امضای خودش است.»
مستأجر گفت: «من این قرارداد را قبول ندارم. من از آقای دیگری اجاره کردم. ایشان مالک نیست.»
قاضی گفت: «پس باید اثبات مالکیت شود. گواهی انحصار وراثت را آوردید؟»
خانم کمالی گفت: «بله، اما برادرم در خارج است. امضایش را فرستادم.»
قاضی گفت: «همه ورثه باید طرف دعوا باشند یا رضایت بدهند. اگر یکی از ورثه رضایت نداده باشد، دعوا متوجه همه نیست. پرونده نقص دارد.»
خانم کمالی در راهرو دادگاه نشست. با خودش گفت: «من مالک هستم. پس چرا انگار حق ندارم؟»
دادگاه جای حرف دل نیست
وکیل جوانی که آنجا بود، کنارش نشست و گفت: «دادگاه اول به حق شما نگاه نمی‌کند. اول به پرونده نگاه می‌کند. اگر خواسته دقیق نباشد، اگر صلاحیت رعایت نشود، اگر سمت خواهان احراز نشود، اگر رابطه استیجاری اثبات نشود، دعوا پذیرفته نمی‌شود. به این می‌گویند قرار عدم استماع. یعنی پرونده شما هنوز به مرحله حق نرسیده است.»
خانم کمالی گفت: «یعنی من باید همه این‌ها را بلد باشم؟»
وکیل گفت: «نه. باید وکیل داشته باشید. یا حداقل بدانید دادگاه، جای حرف دل نیست؛ جای مدرک و تشریفات است.»
خانم کمالی بعد از ۱۱ ماه، با کمک وکیل، دادخواست جدیدی تنظیم کرد. این بار:
گواهی انحصار وراثت داشت.
امضای همه ورثه را گرفته بود.
قرارداد را در سامانه خودنویس ثبت کرده بود.
کد رهگیری داشت.
اخطار کتبی تخلیه را با اظهارنامه فرستاده بود.
پلاک ثبتی و آدرس دقیق ملک را نوشته بود.
خواسته را «تخلیه و تحویل عین مستأجره و مطالبه اجور معوقه» نوشته بود.
در دادگاه شهرستان محل وقوع ملک دادخواست داده بود.
بالاخره، حکم تخلیه!
این بار پرونده پذیرفته شد. اما خانم کمالی فهمید که پذیرش دعوا، پایان ماجرا نیست. حکم تخلیه هم صادر شود، اجرای آن داستان دیگری است. شاید ماه‌ها دیگر طول بکشد.
وکیل گفت: «همین است. مردم فکر می‌کنند دادگاه جای دادخواهی است.صحیح است اما اول باید از دالان تشریفات نیز بگذرند.»
خانم کمالی به خانه برگشت. پوشه‌اش را روی طاقچه گذاشت؛ پوشه‌ای که دیگر فقط کاغذ نبود؛ سالی از زندگی‌اش بود. سالی که فهمید، پیش از آنکه به دادگاه بیاید، باید از سامانه، سند، امضا، صلاحیت، خواسته، اخطار و کد رهگیری عبور کند.
سرانجام پس از سه ماه، پرونده در دادگاه شیراز با استناد به قرارداد ثبت‌شده در سامانه خودنویس و کد رهگیری ۱۴۰۵۸۷۶۵۰۰۲۸۴۳ به جریان افتاد. قاضی بعد از دیدن مدارک گفت: «رابطه استیجاری محرز است.» حکم تخلیه صادر شد.
آقای رضایی دو هفته مهلت خواست و خانم کمالی پذیرفت. روز آخر، کلید را روی میز گذاشت.
خانم کمالی کلید را برداشت. خانه را تمیز کرد، رنگ زد و این بار با یک زوج جوان قرارداد جدیدی در خودنویس ثبت کرد. کد رهگیری جدید: ۱۴۰۵۹۰۲۵۸۷۳۱۴۹.
پوشه‌ی قدیمی را باز کرد و زیر کد قبلی نوشت: «این عدد فقط یک کد نبود؛ کلید ورود به حق بود. حالا یاد گرفته‌ام اول ثبت کنم، بعد فریاد بزنم.»
لزوم ثبت اجاره‌نامه در سامانه‌های رسمی
بر اساس قوانین جدید، برای ثبت اجاره‌نامه باید از سامانه‌های رسمی زیر استفاده کنید. بسته به اینکه قرارداد شما با مشاور املاک تنظیم می‌شود یا مستقیماً بین موجر و مستأجر، و همچنین مدت قرارداد، سامانه مربوطه متفاوت است:
سامانه‌های اصلی ثبت اجاره‌نامه
۱. سامانه خودنویس
khodnevis.mrud.ir
این سامانه که توسط وزارت راه و شهرسازی راه‌اندازی شده، رایگان است و به موجر و مستأجر اجازه می‌دهد بدون مراجعه به بنگاه، قرارداد را ثبت و کد رهگیری دریافت کنند.
از ابتدای سال ۱۴۰۳، ثبت قراردادهای اجاره برای دریافت کد رهگیری رایگان صرفاً از طریق این سامانه انجام می‌شود. ثبت اجاره‌نامه در سامانه خودنویس توسط موجر برای تمامی ادارات و محاکم پذیرفته است.
۲. سامانه ثبت معاملات املاک و مستغلات کشور
srem.mrud.ir
این سامانه که با نام املاک و اسکان نیز شناخته می‌شود، بستر اصلی ثبت قراردادهای ملکی است. طبق قانون، موجران مکلفند قرارداد اجاره را در سامانه ثبت معاملات املاک و مستغلات کشور یا سامانه الکترونیک ثبت اسناد ثبت کنند.
۳. سامانه ثبت الکترونیک اسناد (دفاتر اسناد رسمی)
اگر قرارداد اجاره شما رسمی باشد (یعنی در دفترخانه اسناد رسمی تنظیم شده باشد)، باید در سامانه ثبت الکترونیک اسناد ثبت شود.
نکات مهم و الزامات قانونی
مهلت قانونی: قرارداد اجاره باید ظرف یک ماه از تاریخ انعقاد یا تمدید، در یکی از سامانه‌های ذکرشده ثبت شود.
پیش‌نیاز خوداظهاری: برای ثبت قرارداد در سامانه خودنویس و بهره‌مندی از معافیت‌های مالیاتی، موجر ابتدا باید اطلاعات ملک خود را در سامانه ملی املاک و اسکان ثبت کند.
عواقب عدم ثبت: عدم ثبت قرارداد باعث محرومیت موجر از تخفیف‌ها و معافیت‌های مالیاتی شده و در صورت طرح دعاوی حقوقی، موجر به پرداخت ۵۰٪ ارزش اجاره به نفع دولت محکوم می‌شود.
جمع‌بندی
اگر قرارداد عادی (غیررسمی) است، سامانه خودنویس khodnevis.mrud.ir بهترین گزینه و کاملاً رایگان است. اگر قرارداد رسمی در دفترخانه تنظیم شده، باید در سامانه ثبت الکترونیک اسناد ثبت شود. در هر دو حالت دوم و سوم، ثبت در سامانه املاک و اسکان srem.mrud.ir نیز برای خوداظهاری ملک الزامی است.
* کارشناس ارشد اسناد و املاک، عضو کانون وکلای دادگستری فارس
